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Success-Story | Qopas GmbH
Microsoft 365. Gemeinsam in die Cloud
Mit der Umstellung auf Microsoft 365 hat sich die Qopas GmbH für eine moderne Cloud-Arbeitsumgebung entschieden. Mitarbeiter können heute standortübergreifend auf gemeinsame Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten und Projekte gemeinsam voranbringen. Die Grundlage dafür war eine sorgfältig geplante Migration, die ohne Störungen für die Mitarbeiter umgesetzt wurde.
Qopas GmbH kennenlernen
Präzision gehört bei der Qopas GmbH zum Tagesgeschäft. Das Unternehmen mit Standorten in Driedorf und Dresden ist auf Dienstleistungen und Produkte rund um die industrielle Koordinatenmesstechnik spezialisiert. Dazu gehören unter anderem DAkkS-akkreditierte Kalibrierungen von Koordinatenmessgeräten, Service und Modernisierung, Lohnmessungen sowie eigene Lösungen für die Temperaturüberwachung und Prüfkörper.
Mit eigenen Produktentwicklungen wie q-temp und q-proofs verbindet Qopas langjährige Erfahrung in der Messtechnik mit eigenen technischen Lösungen. Kunden aus Industrie und Qualitätssicherung verlassen sich dabei auf präzise Messergebnisse, funktionierende Systeme und nachvollziehbare Prozesse.
Und genau diese Anforderungen gelten auch für die IT, die dahintersteht.
Die Ausgangssituation
Bei Qopas arbeiten Mitarbeiter an den Standorten Driedorf und Dresden gemeinsam an Projekten. Mit der Umstellung auf Microsoft 365 sollten dafür auch die Möglichkeiten der Cloud genutzt werden.
Neben der Aktualisierung der bestehenden Microsoft-Umgebung ging es deshalb darum, Daten, Anwendungen und Arbeitsabläufe sinnvoll in die neue Arbeitsweise einzubinden. Welche Informationen müssen standortübergreifend verfügbar sein? Wie werden gemeinsame Dateien organisiert und bearbeitet? Und wie können die Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten im Arbeitsalltag nutzen?
Als langjähriger IT-Betreuer kannten wir die bestehende Infrastruktur und die Anforderungen bei Qopas. Darauf aufbauend haben wir gemeinsam mit Qopas die Migration geplant und die neue Microsoft-365-Umgebung auf die Arbeitsabläufe des Unternehmens abgestimmt.
Gut vorbereitet. Sauber migriert.
Nach der Vorbereitung erfolgte die eigentliche Umstellung auf Microsoft 365. Benutzer und benötigte Daten wurden in die neue Microsoft-Umgebung überführt, die Arbeitsplätze entsprechend eingerichtet und die Funktionen anschließend überprüft.
Dabei lag der Fokus nicht nur auf der technischen Migration. Entscheidend war, dass die Mitarbeiter anschließend mit ihrer gewohnten Arbeit weitermachen konnten und der Wechsel nicht zum tagelangen IT-Projekt für das gesamte Unternehmen wurde.
Die Migration konnte wie geplant durchgeführt werden. Größere Störungen im laufenden Betrieb blieben aus und Qopas konnte die neue Microsoft-365-Umgebung direkt nutzen.
IT mit Konzept. IT, die funktioniert.
Eine erfolgreiche Microsoft-365-Migration beginnt für uns nicht mit dem ersten verschobenen Postfach. Sie beginnt mit der Frage, wie die vorhandene IT aufgebaut ist, was übernommen werden muss und wie sich der Wechsel so organisieren lässt, dass das Unternehmen arbeitsfähig bleibt.
Deshalb gehören eine saubere Bestandsaufnahme, die Planung der einzelnen Schritte und die anschließende Prüfung genauso zur Migration wie die eigentliche technische Umstellung.
Bei QOPAS zeigte sich das Ergebnis genau dort, wo es bei einer guten Migration sichtbar werden sollte: im laufenden Betrieb möglichst wenig.
Gemeinsam weiterentwickeln
Als Kunde der ersten Stunde wird die Qopas GmbH von uns kontinuierlich betreut und bei den unterschiedlichsten Themen rund um die IT unterstützt. Dazu gehört für uns auch, neue Entwicklungen im Blick zu behalten und gemeinsam zu schauen, was für das Unternehmen sinnvoll ist.
Künstliche Intelligenz gehört bei Qopas inzwischen ebenfalls zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig ist das Unternehmen durch seine Arbeit in der Messtechnik und Qualitätssicherung gewohnt, neue Technologien nicht einfach nur einzusetzen, sondern sich auch mit den damit verbundenen Anforderungen auseinanderzusetzen. Deshalb war für Geschäftsführung und Mitarbeiter klar, dass zum Einsatz von KI auch das entsprechende Wissen für einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang gehört.
Für die dafür notwendige KI-Schulung setzte Qopas ebenfalls auf KONZEPT3 IT. Als langjähriger IT-Partner kennen wir das Unternehmen, seine Strukturen und viele der eingesetzten Systeme bereits. In der Schulung ging es neben den Grundlagen und Möglichkeiten von KI deshalb auch ganz konkret um Risiken, Datenschutz, Urheberrecht und den verantwortungsvollen Einsatz im Arbeitsalltag sowie um die Anforderungen des EU AI Acts an die KI-Kompetenz.
Seit der Gründung von KONZEPT3 IT setzt Qopas auf die Zusammenarbeit mit vertrauten Ansprechpartnern. Neben der laufenden IT-Betreuung gehören auch neue Projekte wie die Einführung eines zentralen Passwortmanagements und KI-Mitarbeiterschulungen dazu.
QOPAS über die Zusammenarbeit
„Mit der Umstellung auf Microsoft 365 haben wir gleichzeitig den Weg in die Cloud eingeschlagen und neue Möglichkeiten für die standortübergreifende Zusammenarbeit geschaffen. Die Migration war sehr gut vorbereitet und verlief ohne Störungen für unsere Mitarbeiter.“
Stefan Seitz, Geschäftsführer QOPAS GmbH
Microsoft 365 passend zu Ihrem Unternehmen.
Microsoft 365 bietet Unternehmen weit mehr als Word, Excel und Outlook. Entscheidend ist, die Umgebung passend aufzubauen, vorhandene Daten und Arbeitsweisen sinnvoll zu übernehmen und den Wechsel sauber vorzubereiten.
Sie planen den Umstieg auf Microsoft 365 oder möchten Ihre bestehende Umgebung neu aufstellen? Wir schauen gemeinsam mit Ihnen, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt und wie sich die Umsetzung sinnvoll planen lässt.